Los tipos de documentos comerciales atendiendo la actividad comercial

Bienvenidos/as

Hola amigos bienvenidos al blog sobre los tipos de documentos comerciales atendiendo a la actividad comercial en el cual abordaremos algunos temas importantes.

Introducción

Cabe señalar que los comprobantes extendidos por escrito dejan constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.  Ellos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Resaltamos la clasificación de los documentos, el proceso de elaboración de la carta comerciales pasos que lleva en su redacción y revisión, igual como se deben hacer cada documento.

Objetivos

• Identificar los documentos comerciales, su uso y práctica en las actividades comerciales

Tipos de documentos comerciales atendiendo a la actividad comercial

Documentos requeridos en los diversos tipos de actividades comerciales.

DOCUMENTOS PARA IMPORTAR

Para que el ingreso de mercancía o productos a nuestro país se efectúe de forma legal y correcta, se deberán presentar los siguientes documentos:  

Factura Comercial: Este documento debe contener el nombre del lugar y dirección donde está establecida la persona o negocio que vende la mercancía.

1. Factura Consular: Esta factura debe contener por lo menos el nombre del remitente o cargador, nombre del consignatario o comprador en Panamá, el nombre de la nave que transporta la mercancía, nombre del puerto de salida y de desembarque, y el lugar de destino final de la mercancía. Debe contener el detalle de marca, número y clase de bultos, cantidad, peso, descripción de la mercancía, precio en la moneda que se efectuó la transacción y el equivalente a la moneda nacional. Detalle de todos los gastos involucrados para embarcar la mercancía.
2. Conocimiento de Embarque: Este documento debe contener el nombre del cargador o remitente, nombre del consignatario, nombre de la nave y de la persona o firma que opera la nave, nombre del puerto de salida y de llegada y el destino final de la mercancía. En cuanto a la misma mercancía, deberá detallarse la marca, el número, la cantidad y clase de bultos, el contenido, peso y valor del flete.
3. Permiso respectivo en los casos de importación restringida: Aquellas mercancías de importación restringida, tales como plantas y drogas para fines medicinales, armas de fuego que no sean de guerra, municiones y otros artículos no letales de defensa personal, deberán obtener un permiso especial de las leyes del país para que pueda ser aceptada su entrega en nuestros puertos.

 Requisitos Para Exportar

    

    Productos Agrícolas:

• Declaración de Exportación
• Factura Comercial Juramentada, (original y 4 copias)
• Certificado de Origen, (original y 4 copias)
• Permiso de Exportación para productos vegetales y derivados
• Certificado fitosanitario

    Productos del Mar: 

• Declaración de Exportación
• Factura comercial Juramentada, (original y 4 copias)
• Certificado de Origen, (Original y 4 Copias) a solicitud del exportador
• Certificado de Planta
• Certificado Zoosanitario para Exportar

    Productos Manufacturados: 

• Declaración de Exportación
• Factura comercial Juramentada, (original y 4 copias)
• Certificado de Origen, (Original y 4 Copias) a solicitud del exportador

Tramitación de Exportación.

Aparte de las consideraciones de orden físico, la principal diferencia entre vender en el país y hacerlo en un país extranjero es la documentación.

 Una de las principales finalidades de la documentación es proporcionar una descripción detallada y completa de las mercaderías con objeto de que pueda ser valorada correctamente, para efecto de impuestos de introducción si los hubiese.

 Además, la documentación desempeña un importante papel en los contratos de transporte, en las formas de pago, para la obtención de créditos, y en la suscripción y eventual cobro de seguros sobre la carga.

 Entre los principales documentos que un exportador debe conocer están los siguientes:

1. 1.     Declaración de exportación
2. 2.    Factura comercial
3. 3.    Certificado de origen
4. 4.    Certificado de sanidad
5. 5.    Conocimiento de Embarque ó Guía Aérea
6. 6.    Certificado de inspección, análisis o peso
7. 7.    Factura consular

DOCUMENTOS COMERCIALES

Son las evidencias o comprobantes por escrito en los cuales se deja en constancia de las operaciones o procesos que son realizados en diferentes actividades comerciales, o mercantiles.

Estos son realizados de acuerdo, a lo requerido en sus generalidades, o actividades teniendo en cuenta las normas y requisitos legales y son comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil de acuerdo a sus usos.

 

TIPOS DOCUMENTOS

Los documentos pueden clasificarse de muy diversas formas, dependiendo del punto de vista que se adopte. Los principales documentos son:

• Publicaciones periódicas: Cualquier publicación que aparece por entregas sucesivas sin limitación previa respecto a su duración y, en general, con una periodicidad dada.
• Documentación de congresos: Acostumbran a presentarse con la denominación de actas  y recogen las aportaciones de la comunidad  Tesis: Documento que recoge el resultado de un trabajo original
• Catálogos: Es un instrumento que nos permite identificar y localizar documentos ya que, a diferencia de las bibliografías, se caracterizan por indicar la localización del documento original.
• Bases de datos: Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma determinada, que se presenta normalmente en forma legible por ordenador, y se refieren a una materia concreta, organización o asunto.
• Repertorios: Colección o recopilación de obras, datos, preceptos o reglas sobre una temática determinado

Los Documentos comerciales son:

FACTURA

Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.

La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una organización o negocio, para efectos impositivos; estas son válidas para los organismos fiscalizadores dada la completa información que dan de cada transacción, como un registro detallado de cada compra y venta.

Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.

FACTURA ORDINARIA

De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de uso más frecuente es definitivamente la factura ordinaria.

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de una operación económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún servicio. Este tipo de factura debe recoger toda la información necesaria sobre dicha operación.

 FACTURA RECTIFICATIVA

 Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error o agregar algún dato que sea necesario.

Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía. Esta factura se debe emitir en caso que la factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo, también se debe emitir una factura rectificativa en caso que se produzca algún error con la mercancía, ya sean errores en el precio, descuentos, devoluciones, etc. 

FACTURA RECAPITULATIVAS

Una factura recapitulativa ofrece la posibilidad de agrupar varias facturas emitidas hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea válido, es necesario anular dichas facturas.

Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, también debe cumplir los mismos requisitos básicos. Por esta razón, la factura recapitulativa no solo debe mostrar el valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripción de todas las operaciones que está agrupando.

Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturación, pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.

ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido- Número de orden de compra- Nombre y dirección del proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Términos de entrega y de pago- Cantidad de artículos solicitados- Número de catálogo- Descripción- Precio unitario y total- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden- Firma autorizada.

REMITO

El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisión al cliente de las mercaderías. La persona que recibe dichas mercaderías, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas según el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.

La nota de remisión o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confección de la factura si la entrega de las mercaderías es previa a la facturación.

REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISIÓN O REMITO.

Los datos fundamentales de la nota de remisión son los siguientes:

1. Fecha de emisión.
2. Número de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Según la Resolución General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos datos identifica torios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda “DOCUMENTO NO VÁLIDO COMO FACTURA”.
7. La letra “R” en el recuadro central del borde superior.

 

RECIBO

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pagó o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbón, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crédito que tiene varias copias según el uso de los interesados. Además sirve para sacar cuentas de cuánto dinero se ha gastado.

NOTA DE DÉBITO

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

NOTA DE CRÉDITO

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.

CHEQUE

Un cheque es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

CHEQUE A LA ORDEN

A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el nombre del legítimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El incluir la cláusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto explícitamente la capacidad que tiene el legítimo tenedor del cheque de transmitir o endosar este a un tercero. 

CHEQUE AL PORTADOR

Es aquel que no indica una persona específica a favor de quien se expide. Este tipo de cheque debe indicar la leyenda “al portador” en el espacio destinado para señalar el nombre del beneficiario.

 Características particulares:

El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea “ el portador” del cheque es quien podrá cobrarlo.

No es necesario presentar una identificación para realizar su cobro, ni escribir los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.

El cheque al portador podrá ser expedido hasta por la cantidad que cada institución determine, de acuerdo a sus políticas internas.

Recomendaciones:

1. Al recibir un cheque al portador, deposítalo o cóbralo inmediatamente, ya que en caso de extravío o robo, podrá ser cobrado por cualquier persona.
2. Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institución bancaria tiene la obligación de pagarlo a quien lo presente para su cobro, por lo que debes notificar inmediatamente el extravío o el robo al banco, además de seguir el procedimiento que éste te indique para llevar a cabo este tipo de cancelación.
3. Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la cantidad máxima por la que este puede ser expedido, ya que al ser disposiciones del Banco de México, estas pueden variar.
4. Respecto a la cancelación de este tipo de cheques, ésta se hará efectiva hasta que hayan transcurrido los plazos de presentación que establece la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito; misma que señala que será de 15 días naturales que sigan al de su fecha, si fueran pagaderos en el mismo lugar de su expedición.
5. Dentro de un mes si fueran expedidos y pagaderos en diversos lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses si son expedidos en el extranjero y pagaderos en territorio nacional o viceversa. Mientras no transcurran estos plazos, no puede ser cancelado el cheque, salvo en caso de robo.

 CHEQUE CERTIFICADO

En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmente seguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerirá al banco certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el importe señalado en el cheque de la cuenta de la persona que lo expide, sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el documento contará con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del documento aun cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de la misma no podrá disponer de ese dinero.

Características particulares:

·         El cuentahabiente es el único que puede solicitar la certificación.

·         Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una empresa determinada.

·         No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante endosos y sólo puede canjearse por el beneficiario, quien deberá cobrarlo o depositarlo en su cuenta.

·         Junto con la leyenda en que se indique que el cheque está certificado, debe contener dos firmas de funcionarios facultados por el banco.

·         Se cobra comisión por su certificación.

·         Este cheque podrá ser cancelado por el cuentahabiente que solicitó su certificación siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el documento al banco para realizar la cancelación.

·         A diferencia del cheque de caja, para éste tipo de cheques es necesario que quien lo emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo que puede decirse que únicamente es para clientes de ese banco.

·         Este tipo de documento puede ser muy útil cuando se quiere asegurar de que el cheque entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el banco.

  Recomendaciones

·         Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificación de cheques y el cargo en caso de cancelación.

·         Si la cancelación se debe a robo o extravío del documento, deberás levantar un acta ante el ministerio público y presentarte con una copia de la misma ante el banco para que procedan a realizar los trámites de cancelación. 

     CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institución de crédito para que el cliente sólo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institución.

El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedirá el cheque y éste será pagado en esa misma institución o en su caso podrá depositarse en una cuenta del beneficiario.

PAGARE

El pagaré es uno de los elementos más utilizados en el ámbito comercial para documentar una deuda y una de las herramientas más eficaces para garantizar su futuro cobro.

 En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayorí­a utiliza esta arma comercial tan importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.

NOTA DE CRÉDITO BANCARIA O BOLETO DE DEPOSITO

 La nota de crédito bancario (o boleta de depósito) es un documento que extiende el banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de depósito, para ser sumada a la cuenta del titular.

Las clases de depósitos bancarios más comunes son:• Cuenta corriente.• Plazo fijo.• Caja de Ahorro. También hay notas de crédito bancarias por acreditación de intereses, devolución de gastos mal cobrados, etc.Es decir la nota de crédito bancaria es el documento que emite el banco cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.

HERRAMIENTA QUE FACILITAN LOS 

DOCUMENTOS COMERCIALES

Guillotina para papel: Una guillotina para papel es una herramienta que se utiliza en oficinas, escuelas, empresas de impresión, la misma permite cortar grandes pilas de papel de forma que se puede cortara como si fuera una regla.

Encuadernadora: Las encuadernadoras  nos ayudan a presentar los documentos impresos personales o de la empresa de una manera profesional y  para ofrecer una mejor acabado de nuestros trabajos. 

Las encuadernadoras son máquinas de suma importancia para todas aquellas personas que elaboran libros,recetarios, cuadernos o, simplemente, realizan trabajos. Dicha máquina permite la elaboración de una encuadernación de forma sencilla y rápida.

Plastifica-dora: es una manera eficaz de conservar sus documentos, proporcionando una protección duradera.

La plastificación mejora cualquier clase de material impreso, proporcionando a sus documentos una mayor calidad, una apariencia profesional que puede mejorar la imagen de su negocio y ayudarle a conseguir más ventas.

VÍDEOS:

Conclusiones

• Al realizar este trabajo  tengo una mayor comprensión y conocimiento de los documentos comerciales.
•  Ellos son muy importantes en cualquier trabajo de administración.
• Su confección de ellos debe ser manejada sin problemas a la hora de realizar con eficiencia.

"Aprende a confeccionar los documentos comerciales y sera de utilidad en tu vida profesional."

Bibliografía

• http://clientes.com/2012/06/documentos-comerciales.html
• www.orleii.blogspot.com/
• www.monografias.com/trabajos11/docucom/docucom.shtm